Le buone abitudini per gestire al meglio i tuoi dati.

Abitudine n. 1
So che l’idea di aggiungere una buona abitudine a tutte quelle che dovremmo già avere non è molto simpatica, ma vi assicuro che seguendo questi piccoli suggerimenti potrete risparmiare tempo e avere un ufficio ed una casa ordinati.

La prima buona abitudine che suggerisco è quella di prendere un appuntamento con il proprio archivio, segnandolo in agenda. Durante questo tempo dedicatevi a valutare lo stato in cui si trovano le vostre carte ed i vostri file chiedendovi:

– trovo velocemente quello che mi serve (che sia cartaceo o digitale)?
– quanti file giacciono abbandonati sul desktop del computer?
– cosa c’è in quei mucchi di carta che ingombrano la mia scrivania, popolano certi angoli della casa e sembrano riprodursi da soli?

Dopo avere individuato ogni documento che non ha un posto in un faldone o in una cartella del computer (la cartella download non vale come spazio di archiviazione, ma ne parleremo) esaminatelo e chiedetevi: mi serve in questo momento o mi servirà in futuro, sia per esigenze pratiche sia come memoria di qualche attività particolare o di qualche momento lieto?

Se la risposta è si cercate di dividere i documenti per prima cosa in grandi categorie (lavoro o di casa/famiglia) e poi man mano in gruppi più piccoli (figli, clienti, formazione, contabilità ecc.), cercando di inserirli in fascicoli e cartelle che avete già oppure creandone di nuove se necessario.

Se la risposta è no l’unica soluzione è il cestino, reale o virtuale che sia.
Ogni quanto dovete farlo? Dipende da quanti documenti create e da quanto siete ordinati. Una volta al mese non sarebbe male, ma vi consiglio comunque di non far passare più di 6 mesi tra un appuntamento e l’altro.
Sicuramente la prima volta ci vorrà tempo, ma poi col passare del tempo certe operazioni diventeranno più veloci, quasi automatiche, saprete dove sono le carte che vi servono ed aumenterete la produttività e l’efficienza del vostro lavoro.

By Claudia Molino

Sono Claudia, ho 41 anni, due figli, un marito, una smodata passione per i libri e un grande interesse per la crescita personale. Faccio l'archivista: mi occupo di gestire, organizzare e declutterare documenti, siano essi sotto forma di vecchia carta ingiallita scritta a mano o di un insieme di bit che compongono un file memorizzato sul computer. Cerco le soluzioni per gestire al meglio i documenti necessari allo svolgimento del lavoro quotidiano, in modo da trovarli velocemente ed ordinarli in modo semplice ed intuitivo. Il mio amore per gli archivi è nato ai tempi dell’università e nel tempo non si è mai affievolito, ma se possibile si è rafforzato. Amo le storie che le carte sanno raccontare ed apprezzo l'utilità che hanno nella vita di tutti i giorni. Il mio regno sono sempre stati gli archivi cartacei degli enti pubblici, ma trovo anche molto interessante e sfidante la gestione della documentazione digitale. Negli ultimi tempi ho maturato l'idea di mettere a disposizione la mia esperienza anche ai liberi professionisti. Vorrei comunicare l’importanza di avere i documenti ordinati per ridurre i tempi di lavoro, per mantenere ordine mentale, per decidere più facilmente cosa si può eliminare e per mantenere la memoria del nostro lavoro negli anni. Vorrei che nessuno dovesse più perdere tempo a cercare un file che non sa in quale cartella ha messo e non sa come ha nominato, e non vorrei più vedere desktop pieni di icone senza ordine. Posso cercare di dare il mio piccolo contributo per mettere ordine in questo mondo spesso confuso. Parafrasando un detto famoso “Ogni documento al suo posto e un posto per ogni documento” potrebbe essere il mio motto.

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